Archiviazione documentazione lavori

Giorno a tutti, tempo fa ,l'anno scorso se non erro,ho avuto un crak al portatile e di conseguenza avevo perso tutto,un amico ha salvato il possibile che ha messo su di un disco fisso esterno. Fin qui tutto normale,la settimana scorsa ho trovato in una busta dei CD (120) che avevo totalmente dimenticato,così ho salvato i contenuti nel disco esterno senza ordine.

Morale: la confusione è totale e non so da dove cominciare per metterre ordine ,ho cercato e trovato dei programmini Free senza buoni risultati,non è per caso e per sbaglio che voi potete indicarmi qualcosa di più agile? Penso che in qualche maniera archivierete i vs file di modellismo,magari avete qualche sistema particolare.

saluti e grazie per le eventuali risposte The Ghost Igorino

Ciao Igorino, per quanto può valere la mia opinione ritengo per esperienza diretta che non ci sia un unico sistema ideale di archiviazione dei documenti e cose simili. Dipende da te e da quali criteri di ricerca usi (o intendi usare) normalmente per ricercare le cose.

Per me i criteri sono fondamentalmente la giusta combinazione di questi due: la ricerca per tematica e la ricerca per cronologia.

In alcuni casi ha precedenza la "tematica" e in altri ha precedenza la cronologia. Questi criteri possono essere combinati a piacere più volte ottenendo il sistema di classificazione per noi più adatto.

Volendo puoi aggiungerci un motore di ricerca sui contenuti (es. "Google DeskTop") ma io l'ho ritenuto inutile e sprecone delle risorse del mio PC.

Il principio fondamentale da seguire è "massima semplicità e immediatezza" del sistema di classificazione che adotterai e la possibilità di modificarlo facilmente se ti accorgi che non ti soddisfa completamente (ti assicuro che succederà ).

Ho sperimentato diversi software (sia a pagamento che gratis) ma nessuno mi ha soddisfatto a pieno e sopratutto sono risultati (secondo me) più complicati (e rischiosi) di quello che è possibile fare con gli strumenti standard del filesystem di Window o MAC OS o UNIX.

Io oggi diffido dei software che salvano i files in una base dati proprietaria e di quelli che li rinominano secondo criteri proprietari, perché in caso di problemi con il software si rischia di perdere tutto.
Tempo fa stavo sperimentando un software di sincronizzazione automatica delle cartelle, che mi ha fatto perdere tutto dopo l'installazione di un nuovo programma che non c'entrava per nulla ma che evidentemente era incompatibile.

In sostanza ritengo che il sistema di cartelle e dei nomi dati ai files sia la base più semplice ed usabile per farsi il proprio sistema di archiviazione.

Io per esempio ho adottato da tempo il seguente criterio per classificare e archiviare i files di qualsiasi genere e tipo:

1) In primo luogo ho creato una struttura di cartelle e sottocartelle nel mio disco D: che costituisce il mio "archivio", nella quale sposto o copio i files da archiviare.

Le cartelle rapresentano le categorie e le sottocategorie di classificazione dei documenti; tanto per fare un esempio concreto:
- \Archivio\Personale\Banche e Assicurazioni
- \Archivio\Personale\Atti e Contratti
- \Archivio\Contabilità Familiare\2008
- \Archivio\Gestione Lavori\
- \Varie\Modellismo\Navi
- \Varie\Falegnameria\
- \Varie\Ricette\
- \Fotografie\
- \Sofware\
- \Biblioteca\
Il numero dei livelli di sottocartelle è a piacere ma non deve essere eccessivo e va fatto in base al numero di files che vengono salvati. Io seguo il criterio che una sottocartella non deve contenere più di una cinquantina di files.
Nel tempo se il numero di files salvati nella sottocartella cresce diventa opportuno creare nuove sottocartelle di ulteriore raggruppamento e spostarci i files.

Ad esempio, quando il criterio finale è cronologico io creo una sottocartella per ogni anno e quando "scoppia", creo una sottocartella per ciascun mese dell'anno.

2) Poi distinguo fra files singoli (es. documenti, immagini ecc.) da trattare singolarmente e files da raggruppare perché sono rappresentativi di qualcosa di più complesso (es. un progetto, una pratica amministrativa, i rapporti con terze parti, ecc).

Nel primo caso salvo il file nella sottocartella dell'anno di riferimento, nel secondo caso creo, se non c'è già, una sottocartella intitolata al progetto o al rapporto con una controparte (es. Fisco, ) e vi salvo il file

3) In genere, ma solo quando è necessario o utile, cambio il nome del file in modo che sia parlante e adotto una nomenclatura che mi consenta di riconoscerne l'edizione e la controparte (se è rilevante per la ricerca)

Spero di non essere stato troppo noioso e di esserti stato ddi qualche aiuto.

Buona archiviazione

Hola igorino,
credo che etabeta ti abbia dato ben più di un'idea su come archiviare i tuoi dati ... l'idea delle cartelle e delle sottocartelle mi pare semplice e allo stesso momento particolarmente efficace...
Ma scusa, una domanda: 120 CD sono la bellezza di 100GByte di roba (malcontati) ... oltre a un archivio esterno ... in pratica una biblioteca ... ma se i CD li avevi dimenticati "forse" nn era neppure il caso di riprenderli?
O sbaglio?

Buona archivizione anche da parte mia ...



ilbor

Grazie per le dritte,stamane comincio ad andare a prendere un'altro disco fisso esterno da un T poi comincio a spalmare tutti i file, poi passo all'eliminazione dei doppioni ed infine inizio con una cartella ed a seguire una marea di sottocartelle,di conseguenza,se non ho capito male dovrebbe venire così Archivio/Modellismo/libri-piani-immagini-mostre-musei etcc . I dischetti erano del vecchio archivio che avevo perso,col ritrovamento son riuscito a ricostruirlo.Ancora grazie The ghost Igorino

PS spero di aver capito bene,vi saprò dire !!!!!!

Sì è come hai detto.

Ciao
Scusate se mi intrometto ma per archiviare tutti questi file hai provato con works io uso la versione 9, dentro c'è quasi tutto in ordine con cartelle già fatte ed e semplice da usare , ma forse non ho capito il problema allora cestinatelo .
Ciao By Felice

ciao igorino
mi associo ai colleghi precedenti nel semplice utilizzo delle cartelle di sistema (senza software dedicato).
attualmente sul PC ho una cartellona detta "NAVE" di circa 11GB (oltre alle altre personali o di lavoro).
in questa cartella ci sono tante sottocartelle del tipo:
- manuali & libri
- vocabolari
- riviste modellismo
- foto per glossario (tu ne sai qualcosa)
- documenti da amici forum
- progetti
- imbarcazioni interessanti
- ecc.
ciascuna cartella è composta da altre sotto-cartelle. per esempio nella cartella "progetto Jolie Brise" ci sono le sottocartelle:
- foto modello (solo jpg)
- immagini e documenti da internet (pdf)
- disegni (solo dwg e jpg)
- post per forum (doc e jpg)
i libri (se da pdf) cerco comunque di stamparli e la più comoda bibbioteca cartacea si è arricchita notevolmente grazie ad amici(!).
quando memorizzo i files archiviandoli nelle giuste cartelle, a volte li rinomino con riferimenti più espilciti (invece di sigle) così se la mia memoria mi tradisce posso usare la funzione ricerca di windows.
sul desktop per comodita' mi preparo dei "collagamenti" alle cartelle in quel momento piu' in uso.
inoltre per sicurezza tengo su un HD esterno la "sincronia" della cartella madre (NAVE).
questo è il motodo che ora uso, spero di averti dato qualche spunto e ti saluto

Scusa igorino,
ero convinto di aver scritto quello che leggerai di seguito ... si vede che sto invecchiando ..e l'arterio avanza ...


Volevo consigliarti due cose piuttosto semplici ma che, alla lunga, potrebbero risultarti interessanti:

1) Nei nomi dei file inserisci anche la data nel formato americano; questo ti consente di aver file con lo stesso nome ma in ordine cronologico.
La data nel formato americano è un modo che hai per ordinarli a tuo piacimento il ordine alfabetico (es.: 2012.07.01 - Riva Aquarama.jpg)

2) Nei nomi delle cartelle inserisci il prefisso "xx. ", questo ti consente di ordinare a tuo piacimento le cartelle indipendentemente dall'ordine alfabetico (es.: 00. Piani di Lavoro; 01. Documentazione Varia; 01. Documentazione Fotografica ... ecc.ecc.).

Sono due accorgimenti che utilizzo da anni che alla lunga danno un metodo semplice di ricerca ... tutto sta ad iniziare.


Alla prossima,
ilbor

Dopo una nottata a mettere in ordine,e non ho finito,ora vado fare un pisolino.- Ringrazio nuovamente tutti . The ghost Igorino

Salve....Gente di mare,ne è passato di tempo,quasi due mesi ed io sono ancora qui a fare "Penelope". Ho spostato i file dai dischetti nei dischi esterni,e poi li ho trasferiti su di un programmino ben fatto che me li ha sistemati per tematica,il problema è che dopo un certo numero di file il portatile,già vecchiotto..2006, si bloccava e non mi faceva caricare altri file,così ho smontato tutto ed ho creato un archivio ex novo con le famose cartelle.Grossolanamente il modellismo era raggruppato in circa 55 dischetti da 700mb,ma non tutti pieni,tra questi ho ritrovato i 12 che anni fa avevo comprato da un modellista russo che spiega la tecnica dell'arsenale in un misto tra inglese e russo con l'aiuto di un australiano. Se ho tempo metterò qualche immagine della tecnica rivestimento ponti e piegatura listelli da 10x4 (pazzesco ma vero). Bene ora torno a smanettare e decidere una volta per tutte cosa fare.

Ciao Igorino, faccio un po' fatica a seguire i movimenti dei tuoi files. Mi sembra di capire che quelli che tu chiami dischetti siano in realta' dei CD, quindi la mia domanda e' questa: perche' non usare un HD esterno? Con pochi soldi puoi reperire un Hard disk esterno da un tera e conservarci l'achivio. E' molto piu' veloce e sicuramente piu' gestibile. Eventualmente farti un backup su DVD dual layer (8.5 Gb)....